Pentru majoritatea hotelurilor, pregătirea sezonului înseamnă camere renovate, personal instruit, aprovizionare și campanii de marketing. Există însă o categorie de verificări care primește adesea mai puțină atenție, deși poate influența direct funcționarea hotelului: infrastructura tehnică.
În fiecare an, numeroase probleme apar exact în perioada cu grad maxim de ocupare:
- centrale de incendiu aflate în avarie;
- sisteme CCTV nefuncționale;
- rețele WiFi suprasolicitate;
- probleme electrice;
- sisteme de control acces defecte;
- UPS-uri cu baterii degradate.
Aceste situații sunt rareori cauzate de evenimente neprevăzute. De cele mai multe ori, ele puteau fi identificate înainte de începerea sezonului.
1. Verificarea instalațiilor de securitate la incendiu
Siguranța oaspeților trebuie să fie prioritatea principală. Înainte de deschiderea sezonului este recomandată verificarea completă a:
- centralei de incendiu;
- detectorilor;
- butoanelor de alarmare;
- sirenelor;
- sistemelor de desfumare;
- iluminatului de securitate;
- surselor de alimentare de rezervă.
Orice avarie sau echipament nefuncțional trebuie remediat înainte de creșterea gradului de ocupare. Perioada sezonului nu este momentul potrivit pentru intervenții de urgență asupra sistemelor critice.
2. Verificarea sistemelor de control acces
Cardurile de acces reprezintă una dintre cele mai utilizate componente dintr-un hotel. Înainte de sezon trebuie verificate:
- încuietorile electronice;
- cititoarele de acces;
- software-ul de administrare;
- integrarea cu sistemele de management hotelier;
- backup-ul configurațiilor.
Problemele de acces în camere generează rapid nemulțumiri și pot afecta experiența oaspeților.
3. Verificarea sistemului CCTV
În multe hoteluri, sistemul video este utilizat doar atunci când apare un incident. Din acest motiv, problemele sunt descoperite prea târziu. Se recomandă verificarea:
- camerelor defecte;
- calității imaginilor;
- spațiului de stocare;
- perioadei de retenție;
- funcționării sistemului de înregistrare.
O cameră care nu înregistrează este inutilă exact în momentul în care este nevoie de ea.
4. Testarea infrastructurii WiFi
Pentru mulți turiști, calitatea conexiunii la Internet influențează direct evaluarea hotelului. Înainte de sezon trebuie verificate:
- acoperirea WiFi;
- capacitatea rețelei;
- viteza conexiunilor;
- echipamentele wireless;
- securitatea accesului.
Creșterea numărului de utilizatori poate scoate la iveală probleme care nu sunt vizibile în extrasezon.
5. Verificarea infrastructurii electrice
Pe timpul sezonului, consumul de energie crește semnificativ. Sunt utilizate simultan:
- instalații de climatizare;
- echipamente din bucătării;
- sisteme de pompare;
- lifturi;
- iluminat;
- infrastructură IT.
O verificare preventivă poate identifica:
- conexiuni supraîncălzite;
- echipamente suprasolicitate;
- dezechilibre de fază;
- componente aflate aproape de defectare.
Inspecțiile termografice sunt deosebit de utile pentru identificarea problemelor înainte ca acestea să producă avarii.
6. Verificarea UPS-urilor și a alimentării de rezervă
Într-un hotel modern, multe sisteme depind de alimentarea neîntreruptă:
- servere;
- rețele;
- sisteme de control acces;
- platforme software;
- echipamente de comunicații.
Bateriile UPS-urilor trebuie verificate periodic. În multe cazuri, acestea sunt descoperite defecte exact în momentul unei pene de curent.
7. Verificarea automatizărilor și a sistemelor inteligente
Hotelurile moderne utilizează din ce în ce mai frecvent:
- KNX;
- BMS;
- control inteligent al iluminatului;
- management energetic;
- control HVAC.
Aceste sisteme trebuie verificate atât din punct de vedere funcțional, cât și al securității cibernetice. Accesul remote, parolele și actualizările software nu trebuie ignorate.
8. Revizuirea documentației tehnice
Una dintre cele mai frecvente probleme descoperite în audituri este lipsa documentației actualizate. Înainte de sezon este recomandată verificarea:
- rapoartelor de mentenanță;
- proceselor-verbale de verificare;
- măsurătorilor PRAM;
- rapoartelor termografice;
- documentelor privind instalațiile de securitate la incendiu.
Documentația completă facilitează intervențiile și reduce riscurile în cazul controalelor.
9. Verificarea sistemelor de backup și recuperare
În hotelurile moderne, o mare parte a activității depinde de sistemele informatice: rezervări, facturare, control acces, sisteme PMS. Fără copii de siguranță funcționale, o problemă informatică poate afecta semnificativ activitatea. Verificarea backup-urilor trebuie să facă parte din pregătirea anuală pentru sezon.
10. Realizarea unui audit tehnic preventiv
Cel mai eficient mod de a identifica problemele înainte ca acestea să afecteze activitatea este un audit tehnic complet. Acesta poate evalua:
- instalațiile electrice;
- securitatea la incendiu;
- CCTV;
- control acces;
- infrastructura IT;
- automatizările clădirii;
- documentația tehnică.
Costul unui audit preventiv este incomparabil mai mic decât costul unei intervenții de urgență în plin sezon.
Cum te poate ajuta GreenSoft
GreenSoft oferă servicii integrate pentru infrastructura tehnică a hotelurilor: instalații electrice, securitate la incendiu, CCTV, control acces, infrastructură IT, WiFi, automatizări KNX, măsurători PRAM, inspecții termografice și audituri tehnice. Experiența noastră în proiecte hoteliere ne permite să identificăm rapid riscurile care pot afecta funcționarea unității în perioadele de vârf.
Pentru un hotel, sezonul este perioada în care fiecare cameră ocupată contează. De aceea, problemele tehnice trebuie descoperite și rezolvate înainte de sosirea primilor turiști, nu după apariția primelor reclamații.
